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Le courrier électronique a révolutionné notre façon de communiquer.
Les gens étaient en train de peiner avec des télégraphes et du code morse avant que l’e-mail n’entre en scène! Soudain, l’envoi de messages est devenu facile et instantané. Il n’a pas fallu longtemps pour comprendre.
Nous envoyons maintenant 269 milliards courriels chaque jour.
Mais le système n’est pas parfait! Un problème particulier d’e-mailing continue de poser problème:
Envoi de fichiers volumineux en pièces jointes.
Nous y avons tous été. De temps en temps, vous devez transmettre un énorme attachement à quelqu’un. C’est peut-être une vidéo, un enregistrement sonore ou une grande présentation pleine de photos.
Quoi qu’il en soit, il s’agit d’un fichier géant qui dépasse la taille maximale que vous êtes autorisé à envoyer. Impossible de le joindre, vous vous demandez encore quoi faire!
La bonne nouvelle est que l’envoi de fichiers surdimensionnés est absolument possible. Vous avez juste besoin de quelques tours dans votre manche pour le faire. Envie d’en savoir plus?
Lisez la suite pour 6 conseils sur l’envoi de pièces jointes surdimensionnées.
1. Connaissez vos limites
Il est utile de savoir en premier lieu ce que vous êtes autorisé à envoyer.
Cela seul peut vous aider à éviter certains des problèmes liés à ce processus! Il n’y a rien de pire que d’attendre 5 minutes pour joindre un fichier, seulement pour se faire dire qu’il est trop gros et impossible à faire.
Comprendre les limites de taille signifie que vous pouvez vous épargner les tracas et rechercher une solution de contournement à la place. Voici les directives de dimensionnement pour travailler:
Une règle de base est que les fichiers ne doivent pas dépasser 10 Mo (bien que certains systèmes de messagerie en autorisent jusqu’à 25). De même, essayez de garder le corps de votre message sous 100 Ko. Réussissez avec les deux et vous cocherez les cases des serveurs de messagerie partout!
Cependant, gardez à l’esprit que tout fichier même proche de 10 Mo prendra un certain temps à joindre si votre connexion Internet est lente. Les conseils suivants peuvent être utiles même si le fichier est, techniquement, dans les limites de taille.
2. Compressez le fichier
La compression de votre fichier pourrait être la réponse à votre problème.
C’est un peu comme par magie. Envoyez vos fichiers via un logiciel de compression et ils peuvent finir par une fraction de la taille. En cliquant sur un bouton, un fichier surdimensionné peut être transformé en un fichier que vous pouvez envoyer facilement.
Il existe différentes façons de procéder.
Internet regorge de différents convertisseurs (qui tournent pdf à mot, etc.) et des compresseurs. Effectuez une recherche rapide de ces termes et vous trouverez bientôt ce dont vous avez besoin.
Vous pouvez également essayer de compresser vos fichiers dans un fichier ZIP sur votre ordinateur. En cliquant avec le bouton droit sur le fichier, vous pouvez survoler «Envoyer vers», puis cliquer sur «Dossier compressé (zippé)». Cela va le réduire et devrait, espérons-le, vous permettre de joindre le fichier ZIP à l’e-mail.
3. Utilisez plutôt un lien Google Drive
Google Drive offre une autre excellente solution au problème.
En supposant que vous utilisez Google, vous pouvez simplement télécharger le fichier surdimensionné dans votre Drive. Une fois qu’il est là, vous pouvez partager les droits de le visualiser via un lien pratique.
Tout est beau et facile! Téléchargez le fichier (cela peut prendre un certain temps en fonction de votre vitesse Internet et de la taille du fichier), puis faites un clic droit dessus. Vous voyez où il est écrit «Partager»?
Appuyez dessus.
Cela fera apparaître la fenêtre « Partager avec les autres ». Ensuite, cliquez sur le bouton « Obtenir un lien partageable » dans le coin supérieur droit. Vous avez maintenant un lien vers le fichier que vous pouvez copier et envoyer à d’autres.
Attention, si vous envoyez un document, vous pouvez modifier le lien pour autoriser également la modification et / ou les commentaires.
Une fois le lien copié, insérez-le dans un e-mail et envoyez-le au destinataire.
4. Utilisez Google Drive (encore!)
Il existe une autre méthode par laquelle Google Drive peut venir à la rescousse.
Cependant, cela dépend de votre utilisation de Gmail comme système de messagerie. Personne sur Outlook, par exemple, ne pourrait tirer parti de cette astuce.
En supposant que vous utilisiez Gmail et ayez accès à Google Drive, cependant, vous allez vous régaler!
Cette méthode est super simple. Accédez simplement à votre e-mail et essayez de joindre un document surdimensionné (dans le cas de Google, il s’agit de 25 Mo). Gmail enregistrera le fait qu’il est trop volumineux et commencera automatiquement à le télécharger sur votre compte Drive.
Encore mieux, le destinataire de votre e-mail aura automatiquement accès au fichier qui a été téléchargé.
Le lien est ensuite inséré directement dans l’e-mail. Appuyez sur envoyer et le travail est terminé!
5. Utilisez plutôt OneDrive
Vous n’êtes pas fan de Gmail et utilisez Outlook à la place?
Eh bien, il y a de bonnes nouvelles, OneDrive peut être la réponse à tout fiasco de fichier surdimensionné.
Il y a de fortes chances que vous puissiez joindre et envoyer quoi que ce soit jusqu’à 25 Mo de toute façon (avec certains rapports d’une limite impressionnante de 33 Mo). Quoi qu’il en soit, supposons que vous envoyez quelque chose d’encore plus gros.
Outlook fait essentiellement la même chose que Gmail / Google Drive (que nous avons décrit dans le point ci-dessus). Il enregistrera la taille du fichier et vous demandera si vous souhaitez le télécharger sur OneDrive. Laissez cela se produire et vous enverrez au destinataire un lien vers le fichier.
Vous décidez s’ils le visualisent simplement ou s’ils peuvent également le modifier.
6. Envoyer un lien via iCloud
Êtes-vous fou Apple et utilisez un Mac à la place?
Eh bien, la fonctionnalité iCloud Mail Drop vous a trié.
Il est très simple et suit un processus similaire à OneDrive et Gmail. Les fichiers surdimensionnés que vous souhaitez joindre seront téléchargés à la place sur iCloud. Toute personne à qui vous l’envoyez obtient un lien sur lequel cliquer, ou un aperçu qu’elle peut afficher.
Pour info, le lien que vous envoyez via iCloud ne sera disponible que pendant 30 jours.
N’oubliez pas ces conseils sur l’envoi de fichiers volumineux
Vous essayez d’envoyer des fichiers surdimensionnés par e-mail?
Eh bien, si vous ne l’avez jamais fait auparavant, il y a toutes les chances que vous ayez du mal avec la tâche. Les e-mails sont excellents dans presque tous les domaines, à part l’envoi de gros fichiers aux gens!
Espérons cependant que les conseils de ce post vous aideront à le faire.
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